Algemeen

Met ingang van 1 juli 2020 is het zelfstandig bestuursorgaan Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG) opgericht. Als organisatie ter ondersteuning van het (bestuur van het) IMG werk je in een omgeving die zich kenmerkt door grote maatschappelijke en politieke druk en gevoeligheid. De focus ligt op het recht doen aan de Groningers met hun schade en hun historie. Het IMG behandelt aanvragen voor de werkterreinen materiele schade,  waardedaling en immateriële schade. Voor een deel is dit inmiddels al in uitvoering gebracht, voor een deel moet de uitvoering nog ontwikkeld worden. Bij de organisatie ter ondersteuning van het IMG werken op dit moment rond de 700 medewerkers. Het bestuur bestaat uit 5 leden.

IMG is op zoek naar een:

? BESTUURSSECRETARIS

Als bestuurssecretaris ben je de spil tussen bestuur en uitvoeringsorganisatie. Je bent een verbinder en op samenwerking gericht. Dat komt tot uiting binnen het bestuur, tussen bestuur en organisatie, en binnen de organisatie.

Je ondersteunt het bestuur in zijn dagelijkse werkzaamheden en bent de verbinding tussen de organisatie en het bestuur en stemt daartoe af met de bestuursvoorzitter, de directie, de directiesecretaris en de bestuursadviseurs. Je bent de strategisch adviseur, de sparringpartner en het klankbord van het bestuur én het management van de organisatie. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de voorbereiding, aansturing en uitvoering van het proces van besluitvorming en leid je het secretariaat van de vergaderingen van het bestuur en de overlegvergadering bestuur en organisatie. Hiertoe zoek je actief de samenwerking met de bestuursadviseurs en de verschillende disciplines binnen en buiten de organisatie.

Je bereidt de stukken voor de bestuursvergaderingen voor en adviseert zowel inhoudelijk als procesmatig bij de totstandkoming daarvan. Ook het bewaken van de kwaliteit en samenhang tussen de verschillende overleggen behoort tot jouw taken. Je ondersteunt bij de opstelling van verantwoordingsdocumenten en neemt actief deel aan relevante overleggen. Zowel binnen als buiten het IMG. Daartoe maak je samenwerkingsafspraken met de bestuursadviseurs en onderhoud je een actief netwerk en weet je op uitstekende wijze de verbinding te leggen met de verschillende interne en externe samenwerkingspartijen.

Het mijnbouwschadedossier is een complex bestuurlijke en juridisch dossier, waarbij op grond van het bestuursrecht, met toepassing van het privaatrecht, schade wordt beoordeeld, en waarbij veel instanties diverse opdrachten en belangen vertegenwoordigen. Vanuit je rol als bestuurssecretaris beïnvloed jij op strategisch niveau de omgeving, zodat de onafhankelijke positionering van het IMG in goede afstemming met betrokkenen plaatsvindt.

Kortweg omvat de functie de volgende taken.

Taken

• het voeren van de algehele regie voor het bestuur (‘spin in het web’); hier horen adviseren, signaleren, monitoren en initiëren bij;
• het samen met de directeur zorgen voor de verbinding tussen bestuur en organisatie;
• het afstemmen met de bestuursadviseurs, stakeholdermanager en directiesecretaris;
• de dagelijkse aansturing van het bestuurssecretariaat;
• projectleider parlementaire enquête gaswinning Groningen.
• het voorbereiden, verzorgen van de agenda en stukken voor en de verslaglegging van de bestuursvergadering;
• idem van de externe (denk hierbij aan de maatschappelijke organisaties, de ministeries van EZK en BZK en de regionale bestuurders) en interne overleggen;
• Je initieert en implementeert verbetervoorstellen op het koppelvlak bestuur en organisatie. Zo werk je met je medewerkers toe naar een organisatie waarin optimale effectiviteit en efficiency in de werkprocessen en bij de realisatie van producten en diensten voorop staan.
• Je levert verantwoordings- en stuurinformatie, jaarplannen en het meerjarenperspectief.
• Je draagt met de bestuursadviseurs en communicatie zorg voor een goede portefeuilleverdeling en invulling van het stakeholdersmanagement.

Functie eisen

• Je bent een stevige adviseur met een afgeronde, relevante opleiding op academisch niveau en bij voorkeur werkervaring als bestuurssecretaris.
• Je hebt weet van het werkterrein van het IMG en hebt inzicht in organisatorische en bestuurlijke structuren, of kunt dat in korte termijn eigen maken.
• Je kunt zowel op inhoud als op proces de bredere context uitstekend zien.
• Je kunt zelfstandig opereren en weet je staande te houden in een sterk bestuurlijk krachtenveld.
• Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en samenwerking en organisatie- en bestuurlijke sensitiviteit zijn vanzelfsprekend voor je.
• Je bent maatschappelijk betrokken en goed geïnformeerd en voelt je thuis in het complexe krachtenveld in de Groningse regio.
• Je bent pro-actief, pragmatische en bereid zelf de mouwen uit te steken ten aanzien van inhoudelijke vraagstukken of notities die moeten worden opgesteld
• Je bent bereid te reizen binnen de Groningse regio.

Het betreft een fulltime functie: minimale aanwezigheid op kantoor in Groningen is drie dagen per week;

Competenties

• Bestuurssensitviteit
• Analyseren
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Creativiteit
• Klantgericht
• Overtuigingskracht
• Verbindend