De context

De Stichting voor Christelijk Voortgezet Onderwijs in Zuid-West Fryslân – staande in de christelijk-sociale traditie – rust de 3600 leerlingen toe voor het onderwijs en de open samenleving van nu en straks. Wij koesteren hoge verwachtingen van elkaar en van onze leerlingen en laten ons inspireren door uitnodigende waarden. Zo verbinden wij ons met elkaar en met onze omgeving en werken wij aan onderwijs dat deugt. Samen met andere instellingen en de inwoners van ons werkgebied bouwen wij met veel passie aan een inclusieve, democratische en duurzame samenleving.

CVO Zuid-West Fryslân wordt bestuurd door het college van bestuur. De voorzitter van het college van bestuur is de heer Anne Leijenaar. Het college van bestuur vormt samen met de twee rectoren van de scholen Marne college en csg Bogerman, de directeur van de praktijkschool De Diken, en de directeur Beleid en Beheer het Gemeenschappelijk Management Team (GMT). Dit team vergadert twee keer per maand. Het team is het bovenschools overleg- en besluitvoorbereidend orgaan van CVO. Het GMT wordt ondersteund door de secretaris college van bestuur.

Het college van bestuur wordt benoemd door de raad van toezicht, die toezicht houdt op de werkzaamheden van het college van bestuur en waar nodig adviseert. De raad van toezicht bestaat uit zes leden, inclusief de voorzitter. De secretaris college van bestuur ondersteunt de raad van toezicht in het algemeen en tevens de drie verschillende commissies namelijk de remuneratie – mens en organisatie, de onderwijskwaliteitscommissie en de auditcommissie bij het opstellen van de agenda, verslaglegging en besluitvorming.

Daarnaast heeft CVO Zuid-West Fryslân een CVO Adviesraad. Deze fungeert als maatschappelijk venster ten behoeve van het college van bestuur. De raad bestaat uit vertegenwoordigers van diverse relevante maatschappelijke sectoren en bestaat nu nog uit vier leden.

Aan CVO Zuid-West Fryslân is een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) verbonden. Deze raad wordt door de medezeggenschapsraden en de personeelsadviesraad gekozen uit de personeelsleden, ouders en leerlingen. De secretaris college van bestuur zorgt samen met de secretaris van de GMR voor de agendering, aanleveren van nota’s en voorstellen en het ordentelijk verloop van het besluitvormingsproces.

Zuid-West Fryslân is een krimpregio waardoor het aantal leerlingen nog dalende is. De stichting anticipeert hierop door de samenwerking te zoeken met andere stichtingen in de regio en scenario’s te ontwikkelen waar in gezamenlijkheid geacteerd kan worden en waar eigen kennis, visie op innovatie ook in bedrijfsvoering en onderwijskwaliteit niet kan en mag ontbreken.

De functie

De werkzaamheden worden verricht onder directe verantwoordelijkheid van het college van bestuur. De secretaris college van bestuur is de rechterhand van het eenhoofdig college van bestuur en draagt zorg voor de bestuurlijke en juridische beleidsondersteuning en advisering van de raad van toezicht, het college van bestuur, het GMT en de GMR. De werkzaamheden bestaan vooral uit; het inventariseren en het laten uitvoeren van voorgenomen beleid, evenals het (laten) uitwerken van beleidsadviezen en voorstellen. Tevens ondersteunt de secretaris college van bestuur bij de afhandeling van procedurele en juridische aangelegenheden.

De secretaris is goed op de hoogte van actuele en relevante wet- en regelgeving, kent de privacy regels (AVG), ook vanwege de werkzaamheden die verricht worden in de rol van privacy officer. Deze rol wordt samen met de stafmedewerker informatiemanagement ingevuld, waarbij de secretaris vooral de waakhond is over de goede toepassing van de wet- en regelgeving.

De secretaris college van bestuur ondersteunt bij het opstellen van concepten voor uitvoeringsvoorschriften, richtlijnen en procedures, circulaires, notities en overzichten evenals het opstellen van verweerschriften bij behandeling van beroep- en juridische procedures. De secretaris zorgt voor het bewaken en begeleiden van beleidsvoorstellen, verrichten van control bij beleidsuitvoering en schrijft en redigeert algemene delen van planning en control producten. Geeft informatie en voorlichting over de genomen besluiten van het college van bestuur aan de organisatie, en ondersteunt waar nodig bij ad-hoc vraagstukken en de voorbereiding van nieuw beleid.

De secretaris college van bestuur bereidt de agenda’s voor van college van bestuur /GMT, de raad van toezicht en de GMR. Door het verzamelen van vergaderstukken en achtergrondinformatie, het opstellen van annotaties, discussienota’s en adviezen alsook het aandragen van relevante agendapunten. De secretaris draagt zorg voor de verslagen en de heldere formulering van de besluiten. Zet afgesproken actiepunten uit, bewaakt de voortgang en de afhandeling ervan.

De secretaris is degene die de consistentie bewaakt van de besluiten binnen de verschillende overlegsituaties en adviseert gevraagd en ongevraagd waar nodig.

Door vertrek van de huidige secretaris college van bestuur is CVO Zuid-West Fryslân op zoek naar een

🔴 SECRETARIS COLLEGE VAN BESTUUR (0,8 – 1,0 fte)

een communicatief sterke sparringpartner, zorgvuldig, signalerend en faciliterend, warm en betrokken met juridische affiniteit

Het profiel

CVO is op zoek naar een zelfstandige en verbindende secretaris college van bestuur die zich makkelijk beweegt in een dynamische onderwijsorganisatie. Als secretaris college van bestuur ben je de linking pin tussen bestuurder, managementteam, medezeggenschapsraad,  raad van toezicht en adviesraad. Je bent zowel beleidsmatig als strategisch sterk. Je bewaakt de agendering van strategische onderwerpen en tijdige uitvoering van acties in het kader van Good Governance, daarnaast geef je sturing aan de onderwijskwaliteitszorg op bestuursniveau. Naast bestuurlijke kennis, heb je ook een visie op en affiniteit met onderwijs en onderwijskwaliteitsbeleid.

Je bent vaardig in het opstellen van beleidsadviezen, redigeren van teksten en vormgeven van adequate communicatie. Je bent voldoende op de hoogte van maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen in het onderwijs en in de regio van Zuid-West Fryslân. Samen met andere collega’s wil jij je steentje bijdragen om de jeugd van Sneek en omgeving het beste onderwijs te geven en te werken aan een inclusieve, democratische en duurzame samenleving

De secretaris college van bestuur die wij zoeken heeft een aantoonbaar WO werk- en denkniveau en een relevante opleiding op het terrein van bestuurskunde, met juridische kennis. Je hebt bij voorkeur drie jaar ervaring in een vergelijkbare functie.

Wat breng je mee?

• Je bent de proactieve adviseur van de bestuurder en het management, waarbij je als onafhankelijk adviseur in verbinding bent met alle onderdelen van de organisatie;
• Je houdt overzicht en bewaakt de jaarplanning, waarbij je coördineert en ondersteunt in de besluitvormingscyclus en zorg draagt voor de communicatie en follow-up;
• Je zorgt dat er samenhang en consistentie is bij de ontwikkeling en implementatie van inhoudelijk en strategisch beleid;
• Je adviseert over beleidsstukken en stuurt op de hieruit voorkomende acties. Ook ben je in staat relevante informatie door te spelen naar de juiste interne belanghebbenden.
• Je draagt zorg voor juiste agendering op het twee maandelijkse managementoverleg en doorverwijzing naar de organisatie en GMR opdat deadlines behaald kunnen worden.
• Je herijkt en stroomlijnt de documenten en processen rondom Code Goed Bestuur voor zowel bestuurder, managementteam, GMT en adviesraad.
• De komende jaren staan in het teken van innovatie en doorontwikkeling zoals de virtuele campus. Hierbij ondersteun je de bestuurder in de uitwerking en vertaling van de strategie.
• Je bent juridisch op de hoogte van de actuele wet- en regelgeving, waarbij je in de rol van privacy officer vooral je richt op de klachtenafhandeling, AVG en bezwaar en beroepsprocedures.

Wat vragen we van je?

• Je bent een ervaren bestuurssecretaris, of hebt ervaring via een verwante functie, met een relevante HBO/WO-opleiding (bij voorkeur bestuurskunde met een juridische specialisatie) en bent op de hoogte van de governance in het voortgezet onderwijs en kent de wet op de medezeggenschap.
• Je bent een uitstekend adviseur met een helder observatievermogen, kunt goed luisteren en communiceren en bent organisatiesensitief.
• Je kunt vooruitkijken, bent creatief, kan meedenken en sparren.
• Je handelt volgens procedures en protocollen, bent hierin niet star, zorgt dat zaken adequaat geregeld zijn.
• Je hebt een goed gevoel voor verhoudingen, kunt verschillende belangen verenigen en kunt mensen meenemen waardoor zij zich eigenaar voelen.
• Je hebt een dienstverlenende instelling en een goed relativeringsvermogen.
• Uiteraard kun je je verbaal en schriftelijk goed uitdrukken en ben je digitaal zeer vaardig.

Wat word je geboden?

Een veelzijdige baan in een uitdagende en informele werkomgeving, met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Je krijgt een aanstelling bij een organisatie die in ontwikkeling is en bouwt aan een toekomstbestendige invulling. In beginsel voor de duur van één jaar met zicht op een vast dienstverband. Daarnaast kun je rekenen op prima arbeidsvoorwaarden.

• een salaris in schaal 12 CAO VO;
• eindejaarsuitkering;
• schoolvakanties grotendeels vrij;
• levensfasebewust personeelsbeleid;
• deelname aan het ABP-pensioen;
• bij gebleken geschiktheid de intentie tot een vast contract.

Op karakter

• spin in het web;
• teamspeler;
• koersvast, brengt stabiliteit;
• verbaal en schriftelijk sterk, organiseert tegenspraak;
• vasthoudend en resultaat gedreven;
• luistert en pakt door;
• proactief;
• positief.